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Quando a planilha deixa de ser sua inimiga e vira sua melhor amiga |
1. Salvando Gráficos Como Modelos
O que faz: Permite reutilizar formatações de gráficos sem precisar criar do zero a cada vez.
Como fazer:
- Formate seu gráfico como desejar
- Clique com o botão direito no gráfico
- Selecione "Salvar como modelo"
- Defina um nome e salve
Para usar posteriormente:
- Selecione os dados para o novo gráfico
- Vá em Inserir > Gráficos recomendados > Todos os gráficos > Modelos
- Escolha seu modelo salvo
- Clique em OK
Resultado: Você economiza pelo menos 20 minutos de formatação a cada novo gráfico.
2. Transformando Listas em Tabelas Oficiais
O que faz: Converte listas simples em tabelas dinâmicas com recursos automáticos.
Como fazer:
- Clique em qualquer célula da sua lista
- Pressione Ctrl+T
- Confirme o intervalo e clique em OK
O que você ganha:
- Filtros automáticos em todas as colunas
- Expansão automática quando adicionar dados
- Fórmulas que se copiam sozinhas para novas linhas
- Estilos visuais na guia Design de Tabela
- Possibilidade de usar nomes de colunas em fórmulas
Dica extra: Para usar nomes de colunas em fórmulas, aponte o cursor para a coluna até formar uma seta preta e clique uma vez.
3. Preenchimento Relâmpago
O que faz: Aprende padrões baseado nos seus exemplos e replica automaticamente.
Como fazer:
- Digite o primeiro exemplo do padrão desejado (ex: "Santos, João S.")
- Pressione Enter
- Pressione Ctrl+E para ativar o preenchimento relâmpago
- Se necessário, forneça mais exemplos até o Excel entender o padrão
Exemplo prático:
- Transformar "João Silva Santos" em "Santos, João S."
- Transformar "Marina Costa Monte" em "Costa, Marina M."
Importante: Dados inconsistentes exigem mais exemplos para o Excel aprender corretamente.
4. Copiando Métricas da Barra de Status
O que faz: Permite copiar cálculos estatísticos sem usar fórmulas.
Como fazer:
- Selecione os dados desejados
- Clique uma vez na métrica que aparece na barra de status (soma, média, etc.)
- Vá para outro aplicativo (Word, Outlook, etc.)
- Pressione Ctrl+V para colar
Funciona apenas nas versões mais recentes do Excel.
5. Adicionando Linha de Totais
O que faz: Cria totais automáticos que se atualizam quando você filtra os dados.
Pré-requisito: Sua lista deve estar formatada como tabela (use Ctrl+T).
Como fazer:
- Clique em qualquer célula da tabela
- Vá na guia Design da Tabela
- Marque a opção "Linha de Totais"
- Clique no menu suspenso de cada coluna para escolher a função (soma, média, máximo, etc.)
Vantagem: Quando você filtrar os dados, apenas os valores com SUBTOTAL se atualizam automaticamente.
6. Criando Organograma com SmartArt
O que faz: Gera organogramas profissionais de forma automática.
Como fazer:
- Copie todos os nomes que farão parte do organograma
- Vá em Inserir > SmartArt > Hierarquia
- Escolha o modelo de sua preferência
- Delete o texto padrão e cole os nomes copiados
- Use a tecla Tab para criar as relações hierárquicas
Exemplo de hierarquia:
- Selecione os subordinados de um chefe
- Pressione Tab para colocá-los um nível abaixo
7. Editando Várias Planilhas Simultaneamente
O que faz: Aplica as mesmas alterações em múltiplas planilhas de uma vez.
Como fazer:
- Clique na primeira aba da planilha
- Segure Shift e clique na última aba que deseja editar
- Faça as alterações desejadas na planilha ativa
- Clique em uma aba diferente para finalizar
Todas as planilhas selecionadas receberão as mesmas alterações automaticamente.
8. Redução Automática de Fonte
O que faz: Ajusta automaticamente o tamanho da fonte quando a coluna fica muito estreita.
Como fazer:
- Selecione as células desejadas
- Clique com o botão direito e escolha "Formatar Células"
- Vá na aba Alinhamento
- Em "Controle de texto", marque "Reduzir para caber"
- Clique em OK
Agora você pode reduzir a largura da coluna sem aparecer as hashtags irritantes.
9. Maximizando o Ctrl+Enter
O que faz: Multiplica sua produtividade com três usos diferentes.
Uso 1 - Manter seleção:
- Digite uma fórmula e pressione Ctrl+Enter
- Você permanece na célula atual em vez de pular para a próxima
Uso 2 - Copiar fórmula:
- Selecione várias células
- Digite a fórmula na célula ativa
- Pressione Ctrl+Enter
- A fórmula será copiada para todas as células selecionadas
Uso 3 - Mesmo conteúdo:
- Digite um intervalo na caixa de nome
- Pressione Enter para selecioná-lo
- Digite o conteúdo desejado
- Pressione Ctrl+Enter
10. Consolidando Dados de Múltiplos Arquivos
O que faz: Combina informações de várias pastas de trabalho em uma única tabela.
Como fazer:
- Abra uma nova pasta de trabalho
- Vá em Dados > Obter dados > De arquivo > Da pasta
- Encontre a pasta com todos os arquivos desejados
- Clique em "Abrir"
- Clique em "Transformar Dados"
- Remova colunas desnecessárias
- Clique em "Combinar arquivos"
- Verifique o arquivo de amostra e clique em OK
- Clique em "Fechar e carregar"
Para atualizar: Clique com o botão direito na tabela consolidada e selecione "Atualizar".
Este processo utiliza o Power Query Editor para manipular os dados antes de carregá-los.
Todas essas dicas fazem parte de um curso completo de produtividade no Excel disponível no LinkedIn Learning, onde você pode se aprofundar ainda mais.
Estalo
A verdade é que o Excel é como aquela receita de família: parece complicado até alguém te mostrar os truques. Esses recursos sempre estiveram lá, escondidos em menus e atalhos, esperando serem descobertos. A diferença entre alguém que luta com planilhas e alguém que as domina não é talento natural, é conhecer essas pequenas otimizações que transformam tarefas de horas em questão de minutos. No final das contas, a tecnologia só é realmente útil quando ela trabalha para você, não contra você.